👋🏻 Ciao!
Benvenuti nel 77° episodio di WriTech
Sono abbastanza fissato con i vari tool per gestire i propri task. Ne ho provati e utilizzati vari e in questo post voglio raccontarvi la mia esperienza.
Iniziamo!
Un mondo infinito
Potremmo parlare per ore di tool che permettono di organizzare la propria vita.
Si parte dai semplici calendari (quelli di Google, Apple, Microsoft…) per poi arrivare a quelli più focalizzati sul planning di task settimanali, senza una durata precisa (Tweek, Remember The Milk, WeeklyTodo).
Ci sono poi quelli più incentrati sulla gestione di task, sia molto minimal (Google Task, Microsoft ToDo) sia più articolati (Todoist, TickTick, AnyDo).
Concludiamo infine con la categoria più articolata e pensata per uso business: i project management, che permettono gestione di task e informazioni ben più complesse (Trello, Asana).
La mia attenzione si focalizza tra i planner settimanali e i task manager.
La Combo Perfetta
Da inizio 2021 fino a qualche mese fa mi sono affidato a Todoist + Google Calendar.
Ne ho parlato anche in vari video su YouTube.
Ogni domenica da Todoist scrivevo i task della settimana successiva, selezionavo giorno e ora in cui svolgerli e gli davo una durata approssimativa in modo da avere, su GCalendar, una visualizzazione immediata del tempo occupato.
Su Todoist poi avevo un progetto dedicato alle attività scolastiche (sincronizzato con un proprio calendario su Google), una sezione per gli appuntamenti e una per attività da fare a lungo termine.
Google Calendar in tutto questo fungeva da “archivio” di tutto ciò che facevo.
Nel corso degli anni però Todoist è diventata molto più commerciale e svariate funzioni sono state relegate al piano premium. Prima è stato messo un limite ai progetti e poi all’impostazione della durata degli eventi.
Inoltre negli ultimi mesi di utilizzo avevo iniziato a ritenere troppo vincolante e poco adatta a come si è evoluta la mia gestione dei task la selezione della durata di un evento (cosa fondamentale per poterlo vedere nel calendario) e quindi ho deciso di cercare un’alternativa che fosse più minimale.
Inoltre non sopportavo che se dimenticavo di contrassegnare un task come “fatto” dovevo per forza farlo nel giorno successivo, andando a “falsificare” il counter di attività completate giorno per giorno.
Lo so, sono estremamente preciso.
Ripensandoci avrei potuto tranquillamente continuare ad usare Todoist senza l’integrazione con il calendario ma avevo voglia di provare qualcosa di diverso.
Il Weekly Planner definitivo
Ho scoperto e mi sono subito innamorato di Tweek, ci ho anche dedicato un video su YouTube.
È estremamente più semplice: si ha una visualizzazione settimanale, in ogni giorno si possono inserire dei task (senza ora o durata) e questi possono essere facilmente spostati tra i vari giorni.
C’è poi qualche funzione aggiuntiva come le note, dei tag colorati o delle sezioni generiche in cui inserire altre categorie di task (tipo quelli da fare in futuro).
L’ho usato per quasi due mesi, poi mi sono annoiato.
Un difetto è l’assenza della possibilità di salvare link, magari attraverso un’estensione del browser. Todoist io lo usavo anche per tenere traccia di tutto ciò che volevo leggere/vedere sul web, per poi archiviarlo definitivamente in Notion.
Inoltre l’assenza di veri e propri tag con cui poter filtrare i task mi iniziava ad essere limitante.
E quindi, ancora una volta, ho cercato un’alternativa
Se però vi serve qualcosa di minimale e semplice dategli un occhio!
I Piccoli Tool
Tweek è decisamente un piccolo tool poco conosciuto, che non mi ricordo neanche come ho scoperto.
Ho quindi deciso di cercare altre alternative di nicchia che però potessero soddisfare le mie esigenze.
Ho focalizzato la ricerca su AlternativeTo (sito per trovare alternative ad app/programmi) e Artifact (applicazione di news che integra anche una piccola community molto nerd).
Mi si è aperto un mondo; ho trovato miliardi di task manager interessanti ma purtroppo molti ho dovuto scartarli fin dall’inizio per la limitazione sulle piattaforme: erano infatti disponibili solo su dispositivi Apple o comunque mancava l’app Android.
Twos è stata la scoperta più interessante. All’interno si possono creare varie liste, comprese quelle per un determinato giorno della settimana, e ci si possono inserire task, elenchi, annotazioni (utile quindi come diario personale), appuntamenti. Ha anche una bella dashboard che le racchiude tutte.
La community è fantastica e un supporto molto amichevole: gli ho contattati di domenica per un’informazione su una funzione e mi hanno risposto dopo pochi minuti. Mi sono fatto una chiacchierata con il founder a cui ho spiegato le mie esigenze e si è segnato alcune aggiunte per le prossime versioni.
Tra queste aggiunte gli ho consigliato una migliore gestione dello spostamento dei task tra varie liste. Ad oggi è molto poco intuitivo e per questo l’app è durata pochi giorni come mio daily planner.
Continuo comunque a dire che è un ottimo tool con una fantastica idea dietro; sarò felice di riprovarlo in futuro
E ora?
Visto il fallimento avuto dai piccoli tool ho deciso di provare quelli più famosi e “commerciali”. Dopo una rapida disanima sono ricaduto su Any.do
È essenzialmente un task manager con la presenza di varie liste e un planning settimanale.
Lo sto usando da 4 giorni e tutto sommato mi ci sto trovando abbastanza bene. Ha qualche “comportamento” che non mi è stato subito di immediata comprensione, come ad esempio la gestione di cose da fare in futuro, ma l’assistenza è stata molto celere a rispondere e chiarire il funzionamento.
È un po’ confusionario sulle varie visualizzazioni possibili dei task ma direi che è questione di abitudine.
In Futuro
Per le prossime settimane continuerò ad usare Any.do per capire se può essere realmente affine alle mie esigenze. Apprezzo anche che ha poche limitazioni nel piano gratuito.
Poi mi piacerebbe, verso metà gennaio, riprovare ad usare Todoist (senza il collegamento con Calendar) per capire se può essere diventato affine al mio nuovo utilizzo, soprattutto dopo aver apprezzato alternative più semplici.
In generale comunque questa ricerca è stata la conferma di come il mondo dei task manager sia enorme e soprattutto molto diversificato. Nonostante molti tool possano sembrare simili sono sempre presenti delle minime differenze che possono far preferire l’uno o l’altro in base al proprio workflow di utilizzo.
In particolare ho notato, con l’analisi dei piccoli tool, che questi sono proprio creati per rispondere alle esigenze del creatore e che quindi è naturale che non siano adatti a tutti.
E voi? A quale tool per l’organizzazione vi affidate?
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Grazie per essere arrivati fino a qui, spero che abbiate apprezzato questo post.
A presto 👋🏻