Di nuovo nell'odissea dei Task Manager
Ne ho provati ancora tanti ma nessuno mi soddisfa e alla fine torno sempre allo stesso
Ciao!
Sono cascato di nuovo nel mondo dei tool per l’organizzazione: calendari ma soprattutto task manager.
Vi ho già condiviso decine di tool a questo scopo, ognuno con peculiarità differenti, e vi ho raccontato la mia esperienza.
Oggi vediamo come il mio rapporto con essi si è evoluto negli ultimi mesi e quali task manager ho provato e poi sostituito.
Iniziamo!
Riassunto delle Puntate Precedenti
Riassumo in breve la mia esperienza, che trovate descritta in altri due post in cui, tra l’altro, vi consiglio anche varie piattaforme che potrebbero essere adatte al vostro modo di organizzarvi.
Ho sempre usato Todoist + Google Calendar, nel quale assegnavo un orario e un tempo preciso ad ogni attività. Questo approccio mi sembrava troppo rigido, sono quindi passato a Tweek, un semplice planner dove inserire le proprie attività.
Ho poi riscoperto l’utilità di un calendario per avere un’idea dell’occupazione del tempo e inserirsi dei “blocchi” in cui dedicarsi a certe attività. Ho iniziato quindi a usare Routine, che integrava task e calendario.
Dopo qualche settimana però mi aveva stancato, non ricordo esattamente quale fosse il problema, forse la “macchinosità” dell’interfaccia.
Notion, il fai-da-te ripaga sempre
Mi sono arreso ai tool già pronti dato che nessuno riusciva a soddisfare le mie esigenze e quindi mi sono costruito il mio task manager su Notion.
Eccolo qua! Una parte con gli eventi del giorno corrente, una con quelli senza una data e poi la visualizzazione settimanale, per me fondamentale.
Sono andato avanti per svariati mesi, compresa tutta l’estate, con questa soluzione.
Poi ovviamente, mi sono stancato anche di questa.
O meglio, mi pesavano sempre di più le sue criticità.
Ad esempio: ogni evento corrisponde ad una pagina di Notion e quando lo dovevo modificare ero costretto ad entrarci all’interno ed essa risultava quindi nella “cronologia” di pagine visitate. Veniva quindi intasata la lista delle pagine recenti, che uso molto.
Non essendo pensato per questo scopo mi ero inoltre dovuto arrangiare per la gestione delle priorità con Must per gli eventi, Main Focus per le cose principali, Importante e Facoltativo.
Poi la modifica delle proprietà dei task era macchinosa e gli eventi del calendario (anch’esso di Notion, fatto molto bene) venivano mischiati ai task riuscendo difficilmente a distinguerli.
Sono tornato quindi alla ricerca di una nuova soluzione.
Rise - Una montagna russa
Di Rise ne avevo parlato nel post precedente, quando era solo un calendario con una bellissima grafica. Ora sono stati aggiunti anche i task e quindi gli ho dato una possibilità.
È durato solamente due settimane.
Non entro nei dettagli ma è poco intuitivo sotto certi aspetti (ad esempio per indicare un task come svolto serve cambiargli stato facendo 2 click anzichè uno) e molto incentrato sulla collaborazione, cosa che a me non serve.
Inoltre nella visualizzazione settimanale i task sono ordinati alfabeticamente (inutile!) e non è possibile ordinarli per priorità o progetto.
Soprattutto quest’ultimo difetto mi pesava molto e quindi sono tornato alla ricerca.
Si ritorna sempre dove si è stati bene
Indovinate un po’ cosa ho ripreso ad usare questa settimana? Todoist!
Alla fine si rivela sempre il migliore: è estremamente completo e professionale ma può anche venire utilizzato ad un livello base senza che le funzioni più avanzate diano fastidio.
La Inbox, il progetto principale, è dedicato a tutte le attività personali. Contiene due sottocategorie, una con i task da fare a breve ma senza troppa urgenza, e quindi che non hanno una data, e l’altra con attività o progetti che vorrei sviluppare a lungo termine.
Poi ho il progetto dedicato ai task scolastici, comprese verifiche/interrogazioni e consegne. Quest’ultime hanno l’etichetta “scadenze” che mi permette di vedere nell’apposita pagina tutte le scadenze, sia personali che scolastiche.
Nel caso sviluppo progetti più grossi (come il libro che ho scritto, porfolio) allora creo anche un progetto dedicato su Todoist per poter organizzare i relativi task.
Questo è quanto, per ora. Sicuramente devo ancora affinare il workflow di utilizzo ma non voglio tediarvi molto con queste informazioni.
Insomma, less is more vince sempre.
In particolare ho compreso l’importanza di una buona UX, che di gran lunga supera la UI (Interfaccia grafica).
Rise, Routine (ma anche altro come Morgen) sono estremamente belli, hanno interfacce moderne e gradevoli ma sono sotto certi punti di vista macchinosi da usare. Sono poco intuitivi, poco attenti alle possibili esigenze degli utenti.
Rise può essere giustificato, è infatti un progetto in forte crescita, con una forte community dietro e degli sviluppatori aperti a nuove proposte. Quindi ha buon margine di miglioramento.
Todoist invece è allo stesso tempo sia carino esteticamente che estremamente intuitivo, comodo e personale.
Sarà la soluzione definitiva che mi porterò avanti per mesi se non anni oppure troverò a breve delle criticità? Chissà…
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Grazie per essere arrivati fino a qui, spero che abbiate apprezzato questo post.
A presto 👋🏻