👋🏻 Ciao!
Benvenuti nel 88° episodio di WriTech
A fine dicembre vi parlavo della mia esperienza con i tool per organizzare la propria vita: To-do-list, calendari e weeklyplanner.
Avevo chiuso quel post in sospeso dicendo che nelle settimane successive avrei usato Any.do; l’ho fatto ma la feature negativa che citavo ha preso il sopravvento e mi ha costretto a cambiare tool. Ho riprovato Todoist e, ancora una volta, lo considero il miglior task manager.
Tuttavia negli ultimi mesi il mio approccio all’organizzazione settimanale è cambiato ancora, ho riscoperto la necessità di avere un calendario che faccia capire l’occupazione del tempo, e di conseguenza ho provato molti nuovi tool.
Iniziamo!
La ricerca si è concentrata su dei task manager con integrato un calendario e la possibilità di poter trascinare i task all’interno di esso per pianificarli, cosa essenziale per il mio modo di organizzarmi.
Ah, vista la mia ossessione per User Interface e User Experience questi due sono stati fattori determinanti nella valutazione di un tool.
Vi condivido tutti quelli che ho provato con le mie considerazioni perchè, essendo questo mondo estremamente soggettivo, potreste ritenerli affini alle vostre esigenze.
Amplenote
È quello che mi è piaciuto di meno.
Ha task + calendario ma anche una sezione dedicata alle note e una che può fungere da diario personale; un po’ troppo articolato per le mie necessità.
Molto interessante la possibilità di creare delle relazioni tra le varie note e poi visualizzarle sottoforma di grafico che funge da second brain.
L’ho subito scartato perchè troppo confusionario e ricco di funzioni per le mie necessità, oltre che per la grafica bruttina.
Legend
Anch’esso oltre a task e calendario integra le note e ha un’idea di base molto interessante. Si possono creare vari spazi di lavoro ognuno con determinati pannelli.
Ad esempio uno con note+task, uno con task+calendario settimanale e un’altro con task+calendario giornaliero
Tuttavia percepivo che la gestione dei task non era il focus principale dell’app, a partire dal drag-and-drop un po’ macchinoso e dal fatto che, un po’ come su Notion, i task sono un “blocco” e quindi possono essere mischiati con testi, immagini o link.
Insomma, ancora una volta troppo confusionaria per ciò che cerco
Briefmatic & Today
Panoramica veloce su questi due
Il primo è estremamente interessante ma il drag&drop dei task è ancora in sviluppo mentre il secondo, molto affine a ciò che cerco, è totalmente in sviluppo ma mi sono iscritto alla beta privata.
Vedremo se in futuro potranno ribaltare la situazione
➡️ briefmatic.com
➡️ usetoday.app
Daybridge
Mi è piaciuto molto perchè ha un’interfaccia grafica stupenda e originale oltre che visualizzazioni del calendario molto personalizzabili.
In realtà non ha la gestione dei task ma è un semplice calendario, tuttavia ero anche disposto a questa tipologia di app (che in realtà non hanno molto di più rispetto a Google Calendar… ma tra poco ci torniamo su questo ragionamento).
È durata però solo qualche giorno nel mio workflow perchè l’ho trovata molto confusionaria nell’inserimento degli eventi. Quando si scrive il titolo appaiono delle “categorie suggerite” che, se selezionate, inseriscono automaticamente l’evento in un determinato calendario e gli danno uno specifico colore/immagine. Ottima cosa per una migliore visualizzazione ma abbastanza macchinoso nell’utilizzo, soprattutto considerando che è in inglese.
Rise
Anch’esso è solamente un calendario con un’ottima grafica.
Lo cito perchè è particolarmente improntato alla collaborazione con altre persone e alla gestione dei meeting. È possibile generare un link pubblico con il quale altre persone possono fissare un incontro con noi ed è interessante il concetto di “evento flessibile”. Quando diamo a un evento questo tag, lo slot orario in cui si trova risulterà comunque disponibile e se qualcuno metterà in quel punto un meeting automaticamente il nostro evento verrà spostato nella prima data utile.
Tuttavia a me questa cosa per come è integrata (videocall) serve ben poco quindi alla fine è stato un tool che ho scartato rapidamente.
Ah, inoltre manca pure l’app su android.
Morgen, Routine, Reclaim.ai
Ed eccoci arrivati ai 3 finalisti!
Loro hanno tutto ciò che cerco: un’interfaccia bella e gradevole da usare, la gestione dei task e la possibilità di schedularli nel calendario.
Morgen ha una grafica fantastica e una buona gestione dei task. Dico “buona” perchè di default vanno tutti nello stesso calendario e cambiarlo successivamente, oltre ad essere scomodo, va a duplicare l’evento in GCal.
Routine ha anche la sezione dedicata alle note ma è abbastanza indipendente e poco invasiva, quindi ignorabile.
Tuttavia, quando un task viene sincronizzato con GoogleCalendar, nel nome rimane l’emoji della checkbox; piccolo dettaglio che trovo fastidioso.
Reclaim.ai, come dice il nome, ha una sorta di “intelligenza artificiale” molto interessante: inserendo un task, la sua durata e la data di scadenza automaticamente lo dividerà in sotto-attività e lo spalmerà in vari giorni incastrando con gli altri nostri eventi e limitandosi alle ore che definiamo “lavorative” o “personali” (in base alla tipologia di task).
Ha anche la possibilità di creare e gestire delle abitudini, cosa interessante, ma qualche funzione di troppo e un po’ “pesante” come le statistiche sulla produttività e il planning dei meeting.
Tutti però hanno un difetto comune: non c’è l’app per Android (o nel caso di Morgen non si possono fare modifiche). Su telefono quindi sarei obbligato a usare il calendario di Google per vedere gli eventi ed effettuare modifiche.
➡️ morgen.so
➡️ routine.co
➡️ reclaim.ai
Alla fine, la scelta definitiva è ricaduta su Routine.
Di questo apprezzo la home page in cui vengono mostrati in modo minimal gli eventi della giornata con relativa durata e spazi vuoti nel mezzo. Inoltre la presenza dell'app desktop lo rende abbastanza versatile (si può aprire rapidamente con una shortcut o può rimanere sempre aperto sul secondo monitor).
È anche molto utile la possibilità di inserire task "generici" in un giorno senza una specifica ora così come la una shortcut globale per inserire rapidamente task/idee da qualsiasi app.
A questo punto però mi sono chiesto: ha senso usare uno di questi tool al posto di GCal dato che alla fine spesso userei quello su smartphone e a livello di visualizzazione degli eventi non cambia molto?
La risposta finale è stata: tutto sommato si.
Le varie chicche di Routine che ho citato sono delle funzioni chiave che, nel mio caso, migliorano l’esperienza d’uso.
Anche solo usarla nel weekend per il planning della settimana ne potrebbe valere la pena.
Poi tanto è gratis, quindi usarla o non usarla non cambia nulla ma è una questione personale; se una cosa la uso poco allora averla nel mio workflow crea solo confusione.
Inoltre l'app per android dovrebbe uscire molto a breve.
Conclusioni
Insomma, cosa ci portiamo a casa dopo tutte queste prove?
Beh sicuramente che il mondo dei tool per l'organizzazione è estremamente variegato e anche servizi molto simili tra di loro hanno delle sottili differenze che, in base alle esigenze personali, possono influenzare la scelta dell'utente.
Inoltre bisogna mettersi l’anima in pace; è praticamente impossibile avere un tool pienamente affine a ciò che si vuole (a meno di svilupparselo da sè) dato che ognuno, come idea di base, rispecchia le idee del suo fondatore.
Già solo con questo post è possibile avere una discreta panoramica su questo mondo e spero che possa essere utile a chiunque stia cercando un tool simile.
Ci sarebbero anche altri esempi (Amie, Fantastical, HeyCal) ma limitati all’ambiente Apple.
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Grazie per essere arrivati fino a qui, spero che abbiate apprezzato questo post.
A presto 👋🏻